Tenuta e Conservazione Digitale del Registro Cronologico RENTRI

L’avvento del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti) non modifica solo le modalità di trasmissione dei dati, ma rivoluziona l’intero processo di gestione documentale. Con il Decreto Ministeriale 59/2023 e le norme del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il Registro di Carico e Scarico diventa un documento nativo digitale a tutti gli effetti.

Per le aziende, questo passaggio implica l’abbandono della carta e l’adozione di sistemi certificati per la Tenuta e la Conservazione Digitale a norma.

RENTRI, il nuovo sistema digitale per la tracciabilità dei rifiuti

Semplifica la gestione dei formulari e dei registri cronologici, permettendo un monitoraggio costante dei flussi di rifiuti e delle materie attraverso dati centralizzati.

L’iscrizione al RENTRI inizia il 15 dicembre 2024, con l’obbligo di adeguarsi ai nuovi modelli entro il 13 febbraio 2025.

FIORESE ECOLOGIA OFFRE SUPPORTO PER L’ISCRIZIONE AL PORTALE

Dalla carta al digitale: cosa cambia per la tua azienda

Fino a oggi, la gestione dei rifiuti si basava su registri cartacei o stampe. Con il nuovo sistema, il Registro Cronologico Digitale sostituisce definitivamente la gestione tradizionale.

È fondamentale sapere che:

diremo addio alle stampe – i documenti nativi digitali non possono essere gestiti in modalità cartacea;
il registro deve essere gestito, firmato e conservato esclusivamente in formato elettronico;
eventuali stampe dei movimenti non avranno più alcun valore legale in sede di ispezione;
la digitalizzazione si estenderà anche al FIR – a partire da febbraio 2026, anche il Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) diventerà digitale e soggetto ai medesimi obblighi.

Trasmissione al RENTRI e Conservazione: due attività distinte

Molte aziende confondono l’invio dati al portale RENTRI con la conservazione legale, ma si tratta di due adempimenti separati.

Trasmissione al RENTRI: è l’invio dei dati dei movimenti al sistema centrale per la tracciabilità.
Attenzione: il portale RENTRI non fornisce servizi di Conservazione Digitale a norma.
Conservazione Digitale: è il processo obbligatorio che garantisce validità legale, integrità e immodificabilità del documento nel tempo, da effettuarsi tramite fornitori accreditati.

Cos’è la Conservazione Digitale a norma?

Non si tratta di una semplice archiviazione su PC o di una scansione (quella è la “Conservazione Sostitutiva”, che si applica ai documenti nati su carta). La Conservazione Digitale per il RENTRI riguarda documenti che nascono digitali e deve seguire rigidi standard definiti dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) per garantire:

autenticità ed integrità – la certezza che il documento non sia stato alterato;
immodificabilità – protezione da qualsiasi tentativo di manipolazione dopo la firma;
accessibilità – la garanzia che il registro sia leggibile e reperibile nel tempo per i controlli.

Tempi e scadenze

La normativa impone scadenze precise per la messa in conservazione e la durata dell’archivio.

Frequenza: il trasferimento al sistema di conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno, analogamente a quanto avviene per le fatture elettroniche.

Durata: con le modifiche al D.Lgs. 152/2006, i tempi di conservazione per Registri e Formulari sono stati ridotti da 5 a 3 anni.

Gli obblighi organizzativi: Manuale e Responsabile

Per essere in regola con la normativa, l’azienda non deve solo dotarsi di un software, ma deve anche adeguare la propria struttura organizzativa:

nomina del Responsabile della Conservazione, una figura obbligatoria che risponde della corretta tenuta dell’archivio digitale;
redazione del Manuale della Conservazione, un documento obbligatorio che descrive procedure, formati, misure di sicurezza e responsabilità interne relative alla gestione documentale.

Il servizio di Fiorese Ecologia

Gestire internamente la complessità della conservazione a norma, i rapporti con i conservatori accreditati AgID e la redazione del Manuale può essere complesso.

Fiorese Ecologia, con il suo software EcoSfera, supporta la tua azienda offrendo un servizio completo di Tenuta e Conservazione del Registro, garantendo l’uso di software integrati e conformi agli standard AgID, sollevandoti dalle criticità tecniche e normative del nuovo sistema digitale.

Tutti i clienti Fiorese Ecologia con contratto ECO SOLUTION potranno inoltre beneficiare di una vantaggiosa agevolazione.

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